L’espace de réunion numérique ne relève plus de la science-fiction

“Une plateforme cloud tout-en-un”: c’est ainsi que Davy Van Ingelgem décrit la salle de réunion numérique d’EY, basée sur la technologie du développeur de logiciels de gestion SAP. “Nous adaptons le système afin que les entreprises – quel que soit leur secteur d’activité – retrouvent toutes les données nécessaires en temps réel. La plateforme et ses fonctionnalités indiquent aux utilisateurs comment se porte leur entreprise et pourquoi (root cause analysis). Ils y découvrent également ce qu’ils peuvent attendre pour l’avenir, avant de prendre des décisions stratégiques.”

“Un exemple concret? Une entreprise chimique doit collecter des données sur les matières premières qu’elle achète. Si leur prix augmente brutalement d’un quart, l’entreprise doit tenir compte d’une hausse des coûts dans sa planification financière et estimer correctement ces fluctuations pour revoir ses prévisions, à n’importe quel niveau. Auparavant, la direction devait demander au contrôleur de modifier ses modèles. Celui-ci devait alors collecter les informations nécessaires auprès de tous les services. Avec la salle de réunion numérique EY, ce n’est plus nécessaire. Toutes les informations sont disponibles, de l’échelon le plus bas à l’échelon le plus élevé de l’organisation.”

“J’aime comparer la salle de réunion numérique à des blocs de Lego. Le socle est le système SAP, mais il est possible d’y ajouter ou d’y créer de nouvelles fonctions. Chez EY, nous avons développé une cinquantaine de cas d’utilisation à partir de notre expérience de projets dans plusieurs secteurs, des technologies disponibles et d’une optimisation des processus. Ces use cases constituent un bon point de départ, d’autant que vous pouvez les adapter à chaque entreprise ou à chaque nouvelle possibilité technologique.”

“Le grand avantage de la salle de réunion numérique? Vous y travaillez de manière beaucoup plus efficace. Car vous ne devez pas parcourir systématiquement toute la chaîne de haut en bas pour obtenir les informations que vous recherchez: elles sont immédiatement disponibles. Ce qui se traduit évidemment par un gain de temps. Surtout, vous disposez d’une vue à 360° sur votre organisation. Vous pouvez entrer en contact avec n’importe qui. Bien entendu, cela exige un changement de mentalité. Comme pour chaque transformation numérique, vous ne pouvez optimiser vos processus et adopter de nouvelles technologies que si vos collaborateurs y adhèrent.”

“La salle de réunion numérique est un exemple parfait des possibilités qu’offre la nouvelle technologie. Nous la proposons dans un décor comme le wavespace centré sur les principes du partage, de la cocréation et la co-innovation. Ce laboratoire disruptif ouvrira les yeux de nombreuses entreprises. Et des idées y naîtront naturellement. Vous pourrez les développer et les concrétiser sur place pour en faire un produit ou service fini. Vous sortirez rapidement des modèles archaïques.”